Tietosuojaohjesääntömme

Tietosuojaohjesääntömme

Henkilökohtaisten tietojesi määräysten mukainen käsittely on meille hyvin tärkeää. Tässä henkilökohtaisten tietojen käsittelyä koskevassa ohjesäännössä (jatkossa: “Tietosuojaohjesääntö”) kuvataan, miten Insight Cosmetics Group A/S (jatkossa: “ICG” tai “me”) sekä meihin sidoksissa olevat yritykset keräävät tietojasi ja käsittelevät niitä.

Tietosuojaohjesääntö koskee henkilökohtaisia tietoja, joita annat käyttöömme tai joita me verkkosivuillamme keräämme.

1. Tietosuojasta vastaava

Insight Cosmetics Group A/S, rekisterinumero 12322496, Hejreskovvej 20, DK–3490 Kvistgård, Tanska, on vastuussa henkilökohtaisten tietojen keräämisestä ja käsittelystä, jotka määritellään tässä ohjesäännössä.

2. Peruste henkilökohtaisten tietojen keräämiselle ja käsittelylle

Keräämme valikoituja henkilökohtaisia tietoja kuten nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi ja käsittelemme niitä ICG:n kulloisenakin ajankohtana voimassa olevien oikeutettujen intressien mukaisesti:

Markkinointi ja uutiskirje:

Tilatessasi sähköisen ja/tai fyysisen uutiskirjeemme keräämme tietoja kuten nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja mahdollisesti puhelinnumerosi. Tarkoituksena on valvoa etuamme ja toimittaa sinulle uutiskirjeemme. Markkinointitoimenpiteet tapahtuvat voimassa olevan lainsäädännön mukaan, mihin sisältyy vaatimus, että ennen sähköisten markkinointimateriaalien lähettämistä on hankittava suostumus (mikäli se on välttämätön). Sinulla on mahdollisuus peruuttaa tämä sähköposti ja kyseinen uutiskirje lähettämällä sähköpostiviesti osoitteeseen info@icgroup.fi (fyysiset materiaalit) tai uutiskirjesähköpostiviestin (sähköiset materiaalit) alaosassa sijaitsevan linkin kautta.

ICG:n uutiskirjeet on suunnattu yksinomaan kaupallisille asiakkaille (katso Myynti- ja toimitusehdot). Sähköistä uutiskirjettä kaupallisille asiakkaille lähetettäessä laki ei tunne asiakkaan ennakkosuostumusta, mikäli meillä on osaltamme intressi tämän lähettämiseen. Tästä huolimatta sähköisen uutiskirjeemme alaosassa on aina tarjolla painike, jonka kautta uutiskirjeen voi peruuttaa; samoin viemme läpi sisäisiä auditointeja ja arkistoimme nämä dokumentoidaksemme oikeutetut intressimme. Emme lähetä uutiskirjeitä yksityisasiakkaillemme, ellei tästä ole olemassa aktiivista yhteisymmärrystä.

Asiakaspalvelu ja viestintä:

Kun käännyt asiakaspalvelumme puoleen tai olet muutoin yhteydessä Insight Cosmetics Group A/S:ään, keräämme antamasi tiedot ja käsittelemme niitä pyyntösi käsittelemiseksi ja tilausvahvistusten tai laskujen lähettämiseksi.

Lähettäessämme sinulle tuotteita varustamme lähetyksen pakkauksen ulkopuolelle sijoitettavalla etiketillä, joka sisältää nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi, jotta voimme olla sinuun yhteydessä lähetystä koskevien vastakysymysten tai ongelmien merkeissä sekä voidaksemme lähettää sinulle lähetystäsi koskevia tilatietoja tekstiviestillä tai informoidaksemme, että lähetyksesi on luovutettu annetussa toimitusosoitteessa.

Emme vaadi sinua lähettämään itseäsi koskevia luottamuksellisia tietoja, elleivät ne ole ehdottoman välttämättömiä pyyntösi käsittelemistä varten. Tässä yhteydessä tietojen välittämisen pitäisi tapahtua yksinomaan hyvin salatussa muodossa, mikäli lähetät ne sähköpostitse.

Verkkosivun käyttö:

Meillä on pääsy verkkosivumme käyttäjien tietoihin sekä siihen, miten he käyttävät sivujamme ja niiden toimintoja. Kun olet käynyt jollakin verkkosivuistamme, keräämme automaattisesti tiedot sinusta ja käynnistäsi: esimerkiksi mitä selaintyyppiä käytät, millaisia haettavia käsitteitä syötät verkkosivulle, mikä IP-osoitteesi ja siihen kuuluvan verkon sijaintipaikka on, sekä tietokonettasi koskevia tietoja.

Hankkiessasi jonkin tuotteen tai ollessasi yhteydessä meihin verkkosivun välityksellä keräämme lisäksi muita tietoja, joita annat itse, kuten nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi, maksutapasi, tiedot ostetuista tuotteista ja mahdollisista palautuksista sekä toimitustoivomukset.

Tavoitteena on toimittaa tilaamasi tuotteet ja täyttää muutoin kanssasi tekemämme sopimus, johon sisältyy palautus- ja perumisoikeuden hallinta. Ostostasi koskevia tietoja voidaan myös käsitellä oikeudellisten vaatimusten, joihin kuuluvat kirjanpito ja laskenta, täyttämiseksi. Ostohetkellä keräämme IP-osoitteen valvoaksemme etujamme ja ehkäistäksemme väärinkäytöksiä. Lisäksi tavoitteena on optimoida käyttökokemus ja verkkosivun toiminta sekä suorittaa kohdistettua markkinointia, johon kuuluu käyttäjää seuraava mainonta Facebookissa ja Googlessa. Tämä tietojenkäsittely on välttämätöntä voidaksemme valvoa etujamme, jotka perustuvat verkkosivumme parantamiseen ja sinulle olennaisten tarjousten esittämiseen.

Kerätyt tiedot kerätään perustuen laillisiin intresseihimme saada tietää enemmän verkkosivun käytöstä (näitä tietoja käytetään verkkosivun parantamiseen). Lisäksi hyödynnämme tietoja kaikkien käyttäjiemme navigoinnista ymmärtääksemme, miten verkkosivua kokonaisryhmänä käytetään, ja yritämme parantaa verkkosivua näiden tietojen perusteella. Emme näe, mistä saavut sivulle tai millä sivuilla käyt poistuttuasi verkkosivultamme. Lisäksi keräämme tietoa siitä, mitä tuotteita käyttäjämme kokonaisryhmänä suosivat. Näitä tietoja käytetään niin ikään verkkosivumme parantamiseen.

Muita tarkoituksia:

Yllä mainittujen tarkoitusten lisäksi käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi myös lainmukaisten vaatimusten täyttämisen kannalta tai harjoittaaksemme, saattaaksemme voimaan tai puolustaaksemme oikeudellisia vaatimuksia.

Käsittelyn oikeudellinen perusta pohjautuu jokaisessa tapauksessa yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. pykälän kohtaan f.

3. Osapuolet, joiden kanssa jaamme henkilökohtaisia tietojasi

Tiedot voidaan välittää edelleen ulkopuoliselle yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja nimissämme. Käytämme ulkopuolisia yhteistyökumppaneita muun muassa verkkosivujemme teknistä käyttöä ja parantamista varten, uutiskirjeiden sekä kohdennetun markkinoinnin lähettämiseen, mikä pitää sisällään käyttäjää seuraavan mainonnan, sekä yrityksemme ja tuotteidemme arviointiin. Muiden muassa nimi- ja sähköpostiosoitetiedot välitetään edelleen TrustPilotille, jotta tämä voisi nimissämme lähettää pyynnön arvioida meitä TrustPilotin verkkosivulla. Mikäli haluat kirjoittaa arvostelun, tulee TrustPilotista tietosuojavastuullinen luovutettujen tietojen osalta.

Yllämainitut yritykset ovat tiedonkäsittelijöitä, jotka käsittelevät antamiemme ohjeiden mukaan tietoja, joista me olemme tietosuojavastuullisina vastuussa. Tiedonkäsittelijät eivät saa käyttää tietoja muihin tarkoituksiin kuin täyttääkseen kanssamme tehdyn sopimuksen, ja ne ovat tietoja koskevien luottamuksellisuusmääräysten alaisia. Olemme solmineet kirjalliset tiedonkäsittelysopimukset kaikkien tiedonkäsittelijöiden kanssa, jotka käsittelevät tietoja nimissämme.

Näistä tiedonkäsittelijöistä kahden – Google Analytics/Google LLC:n ja Facebook Inc.:n – kotipaikka on Yhdysvalloissa. Vaadittavat takuut tietojen siirtämiseksi Yhdysvaltoihin on annettu sertifioimalla tiedonkäsittelijä EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakilven mukaisesti: vertaa yleisen tietosuoja-asetuksen 45. artiklaan.

4. Suostumuksen peruuttaminen

Sinulla on milloin tahansa oikeus meille mahdollisesti antamasi suostumusilmoituksen peruuttamiseen. Sen myötä poistamme henkilökohtaiset tietosi. Suostumusilmoituksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@icgroup.fi.

5. Teidän oikeutenne

Saavuttaaksemme läpinäkyvyyden mitä tulee tietojenne käsittelyyn, valistamme tietosuojasta vastuullisina Teitä oikeuksistanne.

Olet oikeutettu näkemään sinua koskevat käsitellyt tiedot sekä kuulemaan niiden käsittelyn tarkoitukset. Olet milloin tahansa oikeutettu kieltämään henkilökohtaisten tietojesi käsittelyn, mm. niiden käsittelyn suoramarkkinointia ja profilointia varten. Lisäksi sinulla on oikeus tietojesi oikaisuun, poistamiseen tai estämiseen, mikäli ne ovat virheellisiä, harhaanjohtavia, tai niitä käsitellään muulla tavoin lainvastaisesti tai niiden käsittelyn rajoittaminen on välttämätöntä, ja lisäksi voit vaatia informaatiota tietojen alkuperästä.

Tietyissä tapauksissa sinulla on lisäksi oikeus pyytää meitä poistamaan kaikki tai tietyt henkilökohtaiset tiedot esimerkiksi, mikäli perut suostumuksesi eikä ole olemassa muita toissijaisia oikeudellisia perusteita sille, että tietojen käsittelyä jatkettaisiin. Niin kauan kuin on välttämätöntä jatkaa tietojesi käsittelyä – vaikkapa voidaksemme noudattaa oikeudellisia velvoitteitamme – tai harjoittaaksemme, saattaaksemme voimaan tai puolustaaksemme oikeudellisia vaatimuksia, meillä ei ole velvollisuutta poistaa henkilökohtaisia tietojasi.

Tietyissä tapauksissa olet oikeutettu rajoittamaan henkilökohtaisten tietojesi käsittelyä siten, että niitä yksistään säilytetään: näin esimerkiksi silloin, kun käsittelemämme tiedot eivät mielestäsi ole oikeellisia.

Tämän lisäksi olet tietyissä tapauksissa oikeutettu saamaan keräämämme henkilökohtaiset tiedot rakenteisessa, tavanomaisessa ja koneellisesti luettavassa muodossa luovutettuina tai antamaan nämä tiedot jonkun muun tietosuojasta vastaavan siirrettäviksi.

Mikäli haluat käyttää jotain näistä oikeuksista, voit osoittaa pyyntösi seuraavaan osoitteeseen:

Insight Cosmetics Group A/S 
Hejreskovvej 20
DK–3490 Kvistgård, Tanska
Sähköposti: info@icgroup.fi
Puhelin: 09 31579233

Kaikki olosuhteet ja ristiriidat, jotka ilmenevät verkkosivumme ja muiden palveluiden käytössä, ovat pääasiallisesti Tanskan lain ja toissijaisesti eurooppalaisen lainkäytön alaisia maassa, jossa toimitusyrityksellämme on kotipaikka.

6. Turvallisuus

Meillä on vahva pyrkimys käsitellä kaikkia henkilökohtaisia tietojasi luottamuksellisesti ja antaa vain niiden työntekijöiden, jotka ovat saaneet ohjeet henkilökohtaisten tietojen käsittelyyn, käsitellä näitä tietoja, jotta ne eivät tuhoutuisi tai joutuisi ulkopuolisten käsiin.

 

7. Henkilökohtaisten tietojen säilyttäminen

Takaamme säilytettävien tietojen vaadittavan päivityksen, jotta ne olisivat aina oikeellisia.

Henkilökohtaiset tietosi poistetaan, mikäli meidän ei enää ole tarpeen käsitellä tai säilyttää niitä yllämainittuihin tarkoituksiin tahi käyttää niitä muihin oikeutettuihin tarkoituksiin kuten voimassa olevan lain puitteissa tai oikeudellisten vaatimusten harjoittamiseksi, voimaan saattamiseksi tai puolustamiseksi.

Tietoja voidaan säilyttää pidempiä aikoja, kun meillä on oikeutettu tarve tähän: näin esimerkiksi, mikäli vaaditaan oikeudellisten vaatimusten harjoittamista, niiden voimaan saattamista tai puolustamista, tai silloin, kun säilyttäminen on välttämätöntä voidaksemme noudattaa oikeudellisia velvoitteitamme. Kirjanpitoon liittyvä materiaali on säilytettävä aina 5 vuoden ajan tilivuoden päättymisestä kirjanpitolain vaatimusten noudattamista varten.

Tarvittaessa tiedot säilytetään myös pidempien aikavälien ylitse anonymisoidussa muodossa – siten, ettei niitä enää voida yhdistää sinuun.

8. Yhteystiedot

Mikäli haluat esittää kysymyksiä tai valituksen henkilökohtaisten tietojen käsittelyä koskien, voit aina kääntyä alla olevia yhteystietoja käyttämällä sähköpostitse tai puhelimitse Insight Cosmetics Group A/S:n puoleen. Henkilökohtaisten tietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa voit kääntyä myös tietojenvalvontaviranomaisen (Datatilsynet, Borgergade 28, 5., DK–1300 København K., Tanska) puoleen. Valitukset voit osoittaa muun muassa sähköpostitse osoitteeseen dt@datatilsynet.dk tai puhelimitse numeroon +45 33 19 32 00.

9. Evästeet

Käytämme evästeitä tarjotaksemme parhaan mahdollisen kokemuksen, kun vierailet verkkosivullamme. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka taltioidaan tietokoneesi kiintolevylle, älypuhelimeen tai muulle IT-laitteelle. Evästeen avulla tietokoneesi/IP-osoitteesi voidaan tunnistaa uudelleen, ja voidaan kerätä tietoa siitä, mitä sivuja ja mitä toimintoja käytät.

Kun vierailet verkkosivullamme ensimmäistä kertaa, näytetään evästeiden käytöstä kertova informaatiopalkki. Mikäli et halua, että käytämme evästeitä, valitse selaimestasi evästeet kieltävä asetus. Haluaisimme kuitenkin huomauttaa, että evästeet ovat tietyissä palveluissa ja toiminnoissa välttämättömiä valintojesi tallentamista varten.